OPEX là gì? 05 Phương pháp tiết kiệm chi phí hoạt động hiệu quả

OPEX hay chi phí kinh doanh là một phần quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, cần được tối ưu, tiết kiệm để gia tăng lợi nhuận. Vậy OPEX là gì? Công ty có cách nào để tiết kiệm khoản chi phí này không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ về thuật ngữ OPEX và cách tính chỉ số tài chính này. 

OPEX là gì?

OPEX là viết tắt của từ Operating Expense hay còn được biết đến với các gọi khác là chi phí hoạt động/chi phí kinh doanh. Đây là những khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chịu khi vận hành một hệ thống, sản phẩm hoặc vận hành một công ty/doanh nghiệp nào đó.

Doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả, cần quản lý tốt các khoản chi phí hoạt động sao cho tối ưu khả năng cạnh tranh và tiết kiệm nhất.

Đặc điểm và ý nghĩa của OPEX

OPEX là yếu tố cần thiết và không thể thiếu với mỗi doanh nghiệp. Bởi công ty muốn đi vào sản xuất, kinh doanh đều phải chịu nhiều khoản chi phí để duy trì hệ thống vận hành và phát triển hệ thống.

Chính vì thế, chỉ số này có ý nghĩa vô cùng to lớn với hoạt động của mỗi doanh nghiệp:

• Chi phí hoạt động giúp doanh nghiệp duy trì vận hành hệ thống, các bộ phận, tạo nên chất lượng hay hình ảnh của công ty, mở rộng cơ hội phát triển kinh doanh, tiếp cận khách hàng.
• Chi phí hoạt động của doanh nghiệp có thể cắt giảm để tối ưu khả năng cạnh tranh, gia tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, nếu cắt giảm các chi phí hoạt động quá mức sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, khả năng kinh doanh, doanh số của doanh nghiệp. Do vậy, yêu cầu cần quản lý và kiểm soát chi phí hoạt động, cân bằng chi phí để gia tăng sức cạnh tranh cũng như duy trì chất lượng công ty.

Cách tính chỉ số OPEX như thế nào? 

Để xác định được chỉ số OPEX, bạn cần xác định được danh mục chi phí hoạt động của mỗi doanh nghiệp gồm những gì? Thông thường, chi phí hoạt động OPEX sẽ bao gồm các thành phần sau:

• Tiền lương, tiền công nhân viên.
• Chi phí kế toán doanh nghiệp.
• Phí giấy phép liên quan phát sinh trong hoạt động kinh doanh.
• Chi phí văn phòng.
• Thuế tài sản, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế môn bài…
• Chi phí vật tư.
• Chi phí bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị máy móc, văn phòng, khuôn viên…
• Chi phí bảo hiểm.
• Chi phí đi lại, phương tiện phục vụ sản xuất kinh doanh.
• Chi phí quảng cáo, tiếp thị.
• Chi phí tiện ích, giải trí, event…
• Chi phí luật sư, giải quyết các sự kiện pháp lý…

Khi lập được danh sách chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bạn sẽ dễ dàng xác định được chỉ số OPEX của doanh nghiệp. Giá trị OPEX sẽ bằng tổng các chi phí chi cho hoạt động kinh doanh.

5 Phương pháp tiết kiệm chi phí hoạt động hiệu quả bạn nên biết

Tiết kiệm chi phí hoạt động là mục tiêu của các doanh nghiệp, nhằm tăng khả năng cạnh tranh với đối thủ và gia tăng lợi nhuận. Vậy làm cách nào để cắt giảm OPEX hiệu quả? Dưới đây là 5 phương pháp tiết kiệm chi phí hoạt động hiệu quả mà vẫn đảm bảo chất lượng của doanh nghiệp.

Ứng dụng công nghệ để giảm chi phí hoạt động doanh nghiệp

Với sự phát triển của công nghệ, ứng dụng số giúp doanh nghiệp có nhiều cơ hội tối ưu chi phí hoạt động hơn. Cụ thể, các ứng dụng công nghệ giúp cắt giảm chi phí hoạt động OPEX:

• Dịch vụ điện thoại, viễn thông, internet giúp giảm chi phí liên lạc theo phương thức truyền thống: Gọi điện, gửi hồ sơ giấy tờ, chứng từ, báo cáo… Giữa các chi nhánh hay liên lạc với đối tác khách hàng.
• Thanh toán trực tuyến giúp doanh nghiệp giảm phí vận chuyển, hoa hồng cho bên trung gian. Ngoài ra, các hoạt động thanh toán trực tuyến có hoàn tiền mang lại lợi ích kinh tế nhỏ cho công ty.
• Phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán tối ưu hiệu quả công việc, nâng đao độ chính xác. Đồng thời, ứng dụng phần mềm có thể giảm lao động cho đầu việc, từ đó giảm chi phí thuê nhân viên.

Ứng dụng công nghệ và phần mềm hiện đại là giải pháp giúp doanh nghiệp vận hành tốt, giảm sai sót và tiết kiệm chi phí cực hiệu quả. Sử dụng công nghệ trong làm việc cũng giúp xây dựng hình ảnh công ty chuyên nghiệp, uy tín hơn trong mắt đối tác khách hàng.

Nâng cao hệ thống an toàn lao động để giảm chi phí OPEX

Doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí hoạt động liên quan đến sự cố, rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh, cần nâng cao hệ thống an toàn lao động. Xây dựng môi trường lao động an toàn, trang bị đầy đủ đồ bảo hộ, tiện nghi an toàn… Giúp người lao động làm việc hiệu quả, ít xảy ra sự cố. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoản tiền không nhỏ liên quan đến:

• Chi phí bảo hiểm tai nạn cho người lao động, đền bù, tiền phạt trong một số trường hợp.
• Chi phí liên quan đến việc sụt giảm năng suất lao động, khi nhân viên nghỉ việc ảnh hưởng đến sản xuất.
• Chi phí thuốc men, giường bệnh, thăm khám bệnh với người lao động bị tai nạn trong giờ làm việc.
• Các yếu tố khác liên quan đến uy tín doanh nghiệp, tinh thần lao động của người lao động… có thể ảnh hưởng đến năng suất công việc của nhân viên khác trong công ty.

Giảm chi phí văn phòng

Cắt giảm chi phí văn phòng là một trong những phương pháp giúp tiết kiệm chi phí hoạt động hiệu quả cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, người quản lý cần tối ưu các yếu tố để đảm bảo khả năng hoạt động, nhân lực vận hành cũng như môi trường làm việc phù hợp. 

Những khoản như: Giấy tờ, in ấn, văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng…tưởng chừng không tốn nhiều chi phí, nhưng về lâu dài lại chiếm một khoản lớn của doanh nghiệp. Giải pháp giúp tiết kiệm chi phí văn phòng kể đến như:

• Tắt các thiết bị điện, điều hòa, máy tính, máy móc in ấn… khi không sử dụng đến. Bảo dưỡng thiết bị nội thất văn phòng định kỳ.
• Quản lý và hạn chế nhân viên in ấn khi không cần thiết, tăng cường sử dụng email hoặc gửi báo cáo qua internet. 

Xây dựng chiến lược phát triển hệ thống khách hàng mới từ khách hàng cũ

Khách hàng là phần quan trọng của doanh nghiệp, hướng đến tạo nên doanh số. Công ty cần có hệ thống quản lý khách hàng mới và cũ phù hợp để tăng hiệu quả kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp không biết rằng, đến 80% doanh số bán hàng đến từ 20% khách hàng cũ và trung thành. Trong khi, 80% khách hàng mới chỉ mang lại 20% doanh số.

Do vậy, việc chỉ tập trung tìm kiếm khách hàng mới mà quên mất nhiệm vụ chăm sóc khách hàng cũ, khiến doanh số không đạt yêu cầu và tốn kém nhiều chi phí. Doanh nghiệp nên tập trung vào chăm sóc khách hàng cũ, để giữ chân và tạo hình ảnh tốt để tìm kiếm khách hàng mới. 

Tối ưu quản lý bộ máy doanh nghiệp

Xây dựng bộ máy doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tinh gọn giúp tiết kiệm chi phí. Người quản lý, tuyển dụng cần đánh giá khối lượng công việc, đặc trưng từng bộ phận để tuyển dụng phù hợp. 

Hạn chế việc tuyển dụng quá nhiều, dư thừa nhiều phòng ban không cần thiết. Điều này sẽ khiến bộ máy doanh nghiệp vận hành không hiệu quả, ứ đọng công việc, chậm trễ thời gian, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Thay vì thành lập các phòng ban lớn, chúng ta có thể quản lý bằng những quy chuẩn hóa, đầu việc rõ ràng để tiết kiệm chi phí tiền lương.

Việc xác định rõ các chi phí hoạt động, giúp công ty, tổ chức vận hành kinh doanh hiệu quả, tối ưu hơn. Tiết kiệm và cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết để tăng tính cạnh tranh cũng như gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về OPEX, đồng thời nắm rõ cách tính, đặc điểm cũng như giải pháp để tiết kiệm chi phí vận hành doanh nghiệp tối ưu nhất.