#8 Điều người lao động cần biết về sổ bảo hiểm xã hội

Sổ bảo hiểm xã hội là giấy tờ quan trọng và cần thiết để người lao động được hưởng quyền lợi trong quá trình tham gia bảo hiểm. Tuy nhiên, trên thực tế, vẫn có khá ít người hiểu rõ sổ bảo hiểm xã hội là gì và những vấn đề liên quan đến việc giữ, bảo quản sổ bảo hiểm. Bài viết dưới đây, Finhay sẽ giúp bạn đọc nắm rõ hơn các quy định về sổ BHXH.

Sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Theo khoản 1, điều 96, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng đối tượng người lao động để theo dõi việc đóng và hưởng chế độ BHXH. Sổ bảo hiểm là căn cứ pháp lý để giải quyết chế độ và quyền lợi cho người tham gia. Trong sổ BHXH sẽ chứa các thông tin quan trọng như bao gồm: số số bảo hiểm, quá trình đóng, thời gian làm việc, các chế độ đã hưởng.

Vậy số sổ bảo hiểm và mã số bảo hiểm xã hội có khác nhau không?

Về bản chất, số sổ và mã số bảo hiểm xã hội là như nhau. Điều này được thể hiện và quy định tại công văn 3340/BHXH-ST 2017: 

• Thay thế cụm từ “Số sổ” được in trên bìa và tờ rơi bảo hiểm xã hội bằng “Mã số”.
• Các sổ BHXH được cấp mới, hoặc cấp lại theo mẫu mới, từ ngày 01/8/2017 sẽ được đổi thành “Mã số”.

Hoạt động nối sổ bảo hiểm là gì?

Hiện nay, trong quá trình chuyển việc, nhiều người lao động sẽ tạm dừng đóng bảo hiểm xã hội một thời gian, sau đó tiếp tục đóng bảo hiểm ở công ty mới. Khi đóng bảo hiểm trở lại, hoạt động này được hiểu là nối sổ bảo hiểm. Hoạt động đóng nối sổ giúp quá trình tham gia BHXH của người lao động được liên tục.

Trong trường hợp người lao động dừng làm việc ở công ty A, nhưng chưa được trả sổ để tiếp tục đóng ở công ty B, NLĐ có thể cung cấp mã số BHXH của mình cho công ty B để tiếp tục đóng nối, mà không cần lấy sổ bảo hiểm trực tiếp.

Cách tra cứu mã số bảo hiểm xã hội như thế nào?

Khá nhiều người lao động không biết cách tìm số sổ bảo hiểm như thế nào? Điều này sẽ ảnh hưởng đến việc tra cứu thông tin, đảm bảo quyền lợi hưởng chế độ. Dưới đây là một số cách tìm số sổ bảo hiểm xã hội mà người tham gia nên biết:

• Cách 1: Xem mã số trên bìa sổ bảo hiểm xã hội. Mã số bảo hiểm xã hội được in phía dưới họ tên người lao động.
• Cách 2: Tra cứu mã số BHXH trên website chính thức: https://baohiemxahoi.gov.vn/. Bạn cần nhập thông tin cá nhân: Tên, địa chỉ, ngày sinh theo yêu cầu và bấm chọn “Tôi không phải người máy” để tra cứu.
• Cách 3: Tra cứu mã số bảo hiểm trên ứng dụng VssID. Bạn cần tải ứng dụng VssID, đăng nhập tài khoản của mình, chọn “Tra cứu”, tiếp tục chọn “Tra cứu mã số BHXH”, sau đó nhập thông tin được yêu cầu.

08 Nội dung quan trọng về sổ bảo hiểm xã hội

Sở hữu 2 sổ bảo hiểm xã hội có sao không?

Hiện nay, có nhiều trường hợp người lao động có từ 2 sổ bảo hiểm xã hội trở lên. Nguyên nhân có thể do: Người tham gia đi làm ở nhiều công ty khác nhau, sử dụng đồng thời cả căn cước hoặc chứng minh nhân dân… 

Theo khoản 2 Điều 18 Luật BHXH năm 2014, người lao động sẽ được cấp và giữ một cuốn sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Đồng thời, mỗi người chỉ được cấp 1 mã số sổ bảo hiểm tương ứng.

Vậy trường hợp có 2 sổ bảo hiểm phải xử lý như thế nào? Theo căn cứ Quyết định 595/QĐ-BHXH, người có 2 sổ bảo hiểm sẽ được giải quyết như sau:

• Trường hợp có 2 sổ BHXH có thời gian đóng trùng nhau: Theo điểm 2.5 khoản 2 Điều 2, người lao động sẽ được hoàn trả lại số tiền bảo hiểm đã nộp trùng nhau. Cơ quan BHXH nơi quản lý người lao động có trách nhiệm hoàn trả theo quy định tại Khoản 2, điều 46.
• Trường hợp có 2 sổ bảo hiểm xã hội nhưng thời gian đóng không trùng: Cơ quan quản lý BHXH có trách nhiệm thu hồi lại 2 sổ bảo hiểm và điều chỉnh lại cơ sở dữ liệu (Thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN…) vào sổ mới.

Thất lạc sổ bảo hiểm xã hội cần làm gì?

Nếu người lao động không may bị mất sổ, sẽ ảnh hưởng đến việc hưởng chế độ: Quyền lợi thai sản, không đủ giấy tờ để hưởng chế độ tai nạn lao động, trợ cấp thất nghiệp, rút bảo hiểm 1 lần… Vậy khi làm mất sổ bảo hiểm xã hội, người tham gia cần làm gì?

Trong trường hợp bị mất hoặc hỏng sổ bảo hiểm xã hội, người tham gia có thể yêu cầu bên BHXH cấp lại sổ mới. Với từng trường hợp khác nhau, người lao động cần đến các cơ quan sau đây để được hỗ trợ:

• Với người đang đi làm: Thông báo với doanh nghiệp hoặc cơ quan BHXH mà doanh nghiệp đăng ký quản lý.
• Với người tham gia tự nguyện: Đại lý hoặc người trực tiếp thu tiền BHXH.
• Với người lao động đã nghỉ việc: Bất kỳ cơ quan BHXH nào trên toàn quốc.

Điều kiện để được cấp lại sổ BHXH

Điều kiện để được cấp lại sổ BHXH khá đơn giản. Người lao động chỉ cần nằm trong các trường hợp sau:

• Sổ bảo hiểm xã hội bị mất, hỏng, thay đổi số sổ/họ tên người lao động, gộp sổ, đã hưởng BHXH 1 lần nhưng chưa được hưởng.
• Cấp lại bìa sổ BHXH trong các trường hợp: Sai quốc tịch, giới tính.
• Cấp lại tờ rời sổ BHXH trong các trường hợp: Mất hoặc hỏng.

Người tham gia hoàn thành hồ sơ yêu cầu cấp lại sổ BHXH và nộp cho cơ quan quản lý. Hồ sơ thủ tục xin cấp lại sổ BHXH gồm có: Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu quy định.

Tất toán sổ bảo hiểm xã hội như thế nào?

Tất toán sổ bảo hiểm là hình thức đăng ký hưởng chế độ bảo hiểm xã hội một lần. Để tất toán sổ bảo hiểm xã hội, người tham gia cần đáp ứng đủ một trong các điều kiện sau đây:

• Đủ tuổi nghỉ hưu nhưng chưa đóng BHXH đủ 20 năm
• Người lao động sau 1 năm nghỉ việc mà chưa đủ 20 năm theo quy định và không tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội.
• Người lao động ra nước ngoài định cư hoặc mắc các bệnh theo quy định của bộ Y tế (Ung thư, bại liệt, phong, HIV/ AIDS…).
• Lực lượng vũ trang khi xuất ngũ/thôi việc nhưng không đủ điều kiện hưởng lương hưu.

Người lao động yêu cầu tất toán sổ bảo hiểm xã hội tại cơ quan BHXH trên toàn quốc. Hồ sơ tất toán sổ bảo hiểm bao gồm: Đơn xin hưởng chế độ BHXH 1 lần và sổ BHXH.

Người lao động có được tẩy xóa nội dung trên sổ bảo hiểm hay không?

Người lao động không được phép tẩy xóa nội dung ghi trên sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp, tẩy xóa và tự ý sửa nội dung trên sổ BHXH sẽ bị xử phạt theo quy định tại Khoản 21, điều 1, nghị định 88/2015/NĐ-CP: “Phạt tiền từ 500.000 đến 1 triệu động với hành vi tẩy xóa, sửa chữa sổ BHXH”.

Người lao động có được giữ sổ bảo hiểm không?

Sổ bảo hiểm xã hội là tài sản của người lao động, là căn cứ để được hưởng các chế độ an sinh. Theo quy định hiện hành, người lao động được quyền tự giữ và bảo quản sổ bảo hiểm. Điều này được thể hiện tại khoản 2 Điều 18 và khoản 3 Điều 19 Luật BHXH năm 2014: 

• Điều 18: Quyền lợi của người lao động được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội.
• Điều 19: Người lao động có trách nhiệm bảo quản sổ bảo hiểm xã hội.

Tuy nhiên, hiện nay phần lớn người sử dụng lao động đang nắm giữ sổ BHXH do lo sợ sổ bảo hiểm có thể bị hư hỏng, thất lại. Người lao động có quyền yêu cầu đơn vị sử dụng lao động trả sổ để tự giữ và quản lý.

Quy định về hoạt động mua sổ bảo hiểm xã hội trước thời hạn

Hoạt động rao mua sổ bảo hiểm xã hội của người lao động trước thời hạn là vi phạm pháp luật. Thời gian gần đây có nhiều đối tượng giả mạo cơ quan quản lý BHXH, thu mua sổ bảo hiểm xã hội trước hạn, đánh vào tâm lý cần tiền của không ít người lao động. 

Tuy nhiên, đây là hành vi trục lợi từ quyền lợi của người lao động, ảnh hưởng đến lợi ích của người tham gia BHXH trong tương lai, tạo gánh nặng cho nền kinh tế. Bất cứ hành vi rao bán sổ bảo hiểm xã hội trước hạn nào cũng đều vi phạm pháp luật và bị xử phạt theo quy định trong Luật BHXH.

Người lao động làm lại sổ bảo hiểm xã hội ở đâu?

Nhiều trường hợp sổ bảo hiểm xã hội bị hư hỏng, người lao động cần yêu cầu làm lại sổ để đầy đủ hồ sơ khi hưởng các quyền lợi. Vậy làm lại sổ bảo hiểm xã hội ở đâu?

Việc người lao động làm lại sổ bảo hiểm ở đâu còn phụ thuộc và tình trạng lao động của mỗi người. Địa điểm yêu cầu làm lại sổ BHXH được quy định tại quy định tại Khoản 2 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, cụ thể như sau:

• Nếu người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp thì nộp hồ sơ làm lại sổ tại doanh nghiệp hoặc cơ quan BHXH.
• Nếu người lao động bảo lưu thời gian đóng BHXH/người đã được giải quyết trợ cấp lương hưu/trợ cấp các khoản BHXH khác thì có thể yêu cầu làm lại sổ tại bất cứ cơ quan BHXH nào trên toàn quốc.

Sổ bảo hiểm xã hội là giấy tờ quan trọng ghi lại quá trình tham gia bảo hiểm của người lao động. Do đó, việc bảo quản, quản lý sổ BHXH đặc biệt quan trọng. Đồng thời, người lao động cần hiểu rõ các quy định, nguyên tắc về việc quản lý sổ, tránh những phiền phức ảnh hưởng đến quyền lợi sau này. Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về sổ bảo hiểm xã hội và những thông tin quan trọng để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.