Phân biệt hợp đồng chính thức và biên bản ghi nhớ (MOU)

Những hồ sơ được sử dụng trong các giao dịch thanh toán diễn ra hằng ngày đều quy định chi tiết về vai trò, chức năng đối với các bên tham gia. Trong bài viết này, cùng Finhay đi vào phân biệt hợp đồng chính thức và biên bản ghi nhớ (MOU) – điểm giống và khác, tại sao doanh nghiệp lại sử dụng chúng?

Hiểu về Hợp đồng chính thức và Biên bản ghi nhớ (MOU)

Trước khi phân biệt được hợp đồng chính thức cũng như biên bản ghi nhớ MOU, bạn cần hiểu rõ bản chất chúng là gì, lý do tồn tại cũng như những đặc điểm quan trọng.

Biên bản ghi nhớ là gì?

Biên bản ghi nhớ – Memorandum Of Understanding (viết tắt là MOU) là một thuật ngữ kinh tế ghi nhận sự thỏa thuận về một vấn để, giao kèo nào đó giữa các bên tham gia. Nó trình bày các quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ mà những bên ký kết cần tuân theo. Biên bản ghi nhớ được tạo ra không dựa trên một cơ sở tuyên bố pháp lý cụ thể nào, nhưng vẫn mang tính ràng buộc.

Tìm hiểu về biên bản ghi nhớ

Vai trò của MOU trong kinh doanh: Nó được sử dụng trong trường hợp, các đối tác không muốn dùng một cam kết pháp lý để thống nhất các thỏa thuận. Nếu như có vấn đề xảy ra, việc giải quyết ít phải dùng pháp luật can thiệp. Tất cả chỉ cần một thỏa thuận hợp pháp để có thể thực thi.

Sử dụng MOU, các bên tham gia cần có giao ước rõ ràng, cụ thể mục đích và nội dung của bản cam kết phải được công nhận, các điều khoản của giao ước có sự xác nhận của bên liên quan. Quan trọng là nó có đủ chữ ký của những bên tham gia vào thỏa thuận này.

Đối với các giao dịch thương mại quốc tế, biên bản ghi nhớ sẽ được coi là một hồ sơ, công cụ hoặc tài liệu không chính thức. MOU là cơ sở để xây dựng một hợp đồng chính thức trong tương lai. Mặc dù là tài liệu của hợp đồng nhưng tính ràng buộc không cao, ngoại trừ những thỏa thuận về phi cạnh tranh cũng như bí mật thì bắt buộc phải thực hiện.

Trong thực tiễn, khi ký kết biên bản ghi nhớ, người ký có thể xem nó là một hợp đồng thay thế, để sử dụng cho các trường hợp xảy ra tranh chấp, kiện cáo, không đồng tình trong quá trình hợp tác với nhau.

>> Phân biệt Kiểm toán & Soát xét – Đặc điểm và lưu ý cần nhớ!

Hợp đồng chính thức là gì?

Hợp đồng chính thức là một cam kết của hai hoặc nhiều bên tham gia để làm hoặc không làm một việc nào đó, trong sự cho phép của luật pháp. Hợp đồng luôn gắn liền với dự án cụ thể, nó có thể được thể hiện bằng lời nói có người làm chứng hoặc văn bản. Hợp đồng chính thức trình bày chi tiết về trách nhiệm nghĩa vụ cũng như quyền của các bên, nếu có sự vi phạm không tuân theo thì sẽ phải ra toà giải quyết, bên thua bắt buộc trả mọi loại phí tốn.

Một hợp đồng chính thức bao gồm thông tin của các bên, thông điệp về sự đồng ý các thỏa thuận, nội dung thỏa thuận, giá hợp đồng, thời gian, phương thức giải quyết và luật áp dụng cũng như tòa án thụ lý nếu có xảy ra tranh chấp, các điều khoản chung và vấn đề bảo mật thông tin,…

Hợp đồng chính thức là một hồ sơ chính, được lưu giữ cẩn thận trong mỗi thỏa thuận, giao kèo. Ở bất kỳ tình huống, sự việc diễn ra liên quan đến dự án hoặc quyết định quy định tong hợp đồng. Các bên sẽ nhận được sự bảo hộ của pháp luật để bảo vệ quyền lợi của mình nếu bên kia đang có hành vi sai. 

Cùng phân biệt hợp đồng chính thức và biên bản ghi nhớ

Phân biệt hợp đồng chính thức và biên bản ghi nhớ

Hợp đồng chính thức và biên bản ghi nhớ luôn bị nhầm lẫn khi sử dụng. Những điểm tương đồng giữa chúng, làm cho mọi người nghĩ rằng dùng cái nào cũng giống nhau. Tuy nhiên, trong làm ăn kinh doanh bạn bắt buộc phải phân biệt hai loại giấy tờ này, để đảm bảo quyền lợi khi tham gia giao dịch.

Sau đây là những nội dung cần phân biệt hợp đồng chính thức và biên bản ghi nhớ (MOU):

Tính pháp lý

• Biên bản ghi nhớ (MOU) không có tính pháp lý vì khi dùng MOU, không xảy ra những hoạt động trao đổi, giao dịch liên quan đến tiền tệ. Nó chỉ là ghi nhận thỏa thuận được đưa ra và các bên đều đồng ý.
• Hợp đồng chính thức là văn bản có tính pháp lý rất cao, xác nhận và được thi hành bằng pháp luật đương thời. Mọi điều khoản, quy định đưa ra dưới cơ sở bộ luật hiện tại. Hợp đồng cần ghi rõ cụ thể về quyền lợi, trách nhiệm và có tính pháp lý cao hơn bản ghi nhớ, nếu đã ký hợp đồng, các quy ước xác định không được phép thay đổi.

Tại Việt Nam, hợp đồng chính thức được xây dựng dựa trên bộ luật dân sự 2015, còn MOU thì chưa có văn bản nào chính thức.

Nội dung

Những nội dung cơ bản trong giao dịch ở hợp đồng chính thức và biên bản ghi nhớ khá giống nhau. Tuy nhiên trong mục điều khoản, quy định trách nhiệm, quyền, nghĩa vụ sẽ có sự khác nhau rất rõ ràng.

• Biên bản ghi nhớ bao gồm ít chi tiết cũng như ít phức tạp, bên tham gia có thể linh hoạt thay đổi các điều khoản. MOU cung cấp khuôn khổ mà các bên cùng có lợi để thực hiện mục tiêu chung. Nó là tài liệu được tạo ra khi cuộc đàm phán đã hoàn tất, là cơ sở để ban hành một hợp đồng chính thức. 
• Trong khi hợp đồng là sự thỏa thuận về về việc xác lập hoặc thay đổi, chấm dứt nghĩa vụ, quyền của các bên. Nó trình bày chi tiết, đầy đủ mọi thông tin mà dựa vào đó, bạn có thể đánh giá được lợi ích khi tham gia cũng như trách nhiệm cần có.

Trường hợp tranh chấp

• Đối với hợp đồng chính thức nếu xảy ra sự tranh chấp, các bên phải ra tòa giải quyết dưới sự phán xét của thẩm phán. Mọi chi phí do bên thua chi trả. Việc giải quyết sẽ có những kết quả là: Thay đổi hoặc chấm dứt quyền cũng như nghĩa vụ của các bên, xử lý vi phạm theo thỏa thuận trong điều khoản quy định trong hợp đồng. 
• Đối với MOU, các bên tự giải quyết với nhau để tìm ra hướng xử lý tốt nhất. Khi ký kết MOU không cần có luật sư hoặc thẩm phán đánh giá, cho nên nếu tranh chấp xảy ra thì tự giải quyết trực tiếp với nhau. Cũng vì sự linh hoạt thoải mái này mà hiện nay MOU rất được yêu thích.

Thời gian thành lập

• Thời gian thành lập biên bản ghi nhớ là ngay khi kết thúc buổi đàm phán giữa các bên.
• Còn hợp đồng chính thức được thành lập tại thời điểm các bên ký đồng ý hợp đồng.

Thường thì MOU sẽ được tạo ra trước, sau đó mới tới hợp đồng chính thức. Cũng có những doanh nghiệp chỉ chọn dùng MOU hoặc hợp đồng chính thức chứ không phải dùng cả hai.

Thời gian thành lập của MOU và hợp đồng chính thức

Nhận xét về độ an toàn của hai loại

Có thể thấy rằng hợp đồng chính thức và biên bản ghi nhớ có những đặc điểm rất riêng, nó đã thể hiện được mức độ an toàn khi sử dụng.

Một ví dụ cụ thể như sau: Cả hai DN A và B đều hoạt động trong cùng một ngành và đang muốn mua vật liệu của DN C. Trong khi DN A lựa chọn sử dụng biên bản ghi nhớ, còn DN B thì chọn hợp đồng chính thức. Nếu DN C ký kết với DN B sẽ an toàn hơn vì giao dịch này được bảo hộ bởi pháp luật. Còn nếu chọn DN A thì sẽ có rủi ro, vì không có sự ràng buộc pháp lý ở đây, tất cả chỉ là thỏa thuận và hoàn toàn có thể thay đổi, gây bất lợi cho DN C.

Mặc dù vậy, biên bản ghi nhớ vẫn được dùng rất nhiều hiện nay, vì sự linh hoạt, đơn giản và nhanh chóng của nó. MOU rất tốt khi sử dụng trong các giao dịch của doanh nghiệp có uy tín, nổi tiếng và minh bạch. 

Trên đây là những thông tin về cách phân biệt hợp đồng chính thức và biên bản ghi nhớ (MOU). Hy vọng bạn đọc của Finhay đã có được cái nhìn chính xác, hiểu rõ hơn về hai loại giấy tờ này để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình. Chúc bạn thành công.