Hướng dẫn lập báo cáo tài chính chi tiết

Làm thế nào để lập được báo cáo tài chính hoàn chỉnh? Nếu không phải dân kế toán thì có làm được không? Tham khảo hướng dẫn lập báo cáo tài chính cực kỳ chi tiết trong bài viết sau, để biết cách tự hoàn thành một bộ báo cáo tài chính doanh nghiệp. 

Mục đích làm báo cáo tài chính với doanh nghiệp

Luật pháp hiện nay quy định tổ chức ở bất kỳ loại hình kinh doanh nào đều phải thực hiện lập báo cáo tài chính và nộp vào thời điểm cụ thể:

• Đối với doanh nghiệp: Giúp tổng kết, hạch toán chi tiết tất cả các nghiệp vụ đã phát sinh trong kỳ, từ đó xác định được doanh nghiệp đã và đang đi đúng hướng hay không? Có những sai sót gì cần lưu ý, chủ sở hữu nắm được tình hình hoạt động của công ty, đánh giá xem quyết định kinh tế trong năm có thật sự sáng suốt. Đồng thời thông qua báo cáo giúp dự đoán đà tăng trưởng trong tương lai của tổ chức.
• Đối với những đơn vị, cá nhân ngoài doanh nghiệp: Thông qua báo cáo tài chính sẽ có được cái nhìn toàn diện, phân tích và đánh giá xem triển vọng sắp tới, nên hay không đầu tư, hợp tác,… 
• Báo cáo còn chứng minh việc thực hiện trách nhiệm nghĩa vụ với nhà nước thông qua đóng thuế, các khoản phí khác. Thể hiện tính minh bạch, rõ ràng và nhất quán trong quá trình quản trị công ty của chủ sở hữu.

Những nguyên tắc áp dụng lập báo cáo tài chính

Theo quy định tại điều 102 của thông tư 200/2014/TT-BTC, việc lập báo cáo tài chính phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Nguyên tắc dồn tích: Các giao dịch và sự kiện ghi nhận vào thời điểm phát sinh, chứ không căn cứ vào thời điểm thực thu/ chi tiền. Ghi nhận trực tiếp vào sổ kế toán của kỳ kế toán liên quan. Vì vậy, khi áp dụng nguyên tắc này sẽ không phản ánh thông tin về luồng tiền doanh nghiệp.
• Nguyên tắc hoạt động liên tục: Báo cáo tài chính được lập trên cơ sở giả định rằng doanh nghiệp đang hoạt động liên tục. Tổ chức kinh doanh bình thường trong tương lai gần, trừ phi doanh nghiệp phải tạm dừng, đình chỉ toàn bộ hoạt động thì không dùng phương pháp này.
• Nguyên tắc trọng yếu và tập hợp: Từng khoản mục trọng yếu cần được trình bày tách biệt, khoản mục không trọng yếu thì tập hợp thành từng nhóm có chung tính chất. Theo đó, trong việc trình bày báo cáo tài chính, doanh nghiệp không nhất thiết phải tuân theo chuẩn mực kế toán cụ thể đối với những thông tin không trọng yếu.
• Nguyên tắc nhất quán: Việc trình bày và phân loại các khoản mục trong báo cáo phải nhất quán từ niên độ này sang niên độ khác. Nếu doanh nghiệp thay đổi bản chất hoạt động, có thể thay đổi cách trình bày hợp lý hơn giữa các sự kiện.
• Nguyên tắc có thể so sánh: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ phải được trình bày số liệu trên cơ sở có thể so sánh với kỳ báo cáo khác. Các chỉ tiêu không có số liệu thì chủ động đánh số thứ tự, lưu ý không thay đổi mã số của chỉ tiêu báo cáo hiện hữu.

Quy định lập báo cáo tài chính doanh nghiệp

Chế độ kế toán đối với từng doanh nghiệp có sự khác nhau:

• Doanh nghiệp siêu nhỏ thực hiện nộp thuế thu nhập theo phương pháp tính trên thu nhập tính thuế, phương pháp tính tỷ lệ phần trăm trên doanh thu bán hàng: Áp dụng chế độ kế toán quy định tại thông tư số 132/2018/TT-BTC.
• Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ:Áp dụng theo thông tư số 133/2016/TT-BTC.
• Doanh nghiệp lớn: Áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC.

Ngoài ra, trong một bộ báo cáo tài chính bao gồm bốn thành phần cơ bản: 

• Bảng cân đối kế toán: Phản ánh tình hình tài chính thông qua các chỉ tiêu tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn. Báo cáo này chỉ mang tính thời điểm, thời kỳ kết thúc báo cáo.
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Phản tính tình hình kinh doanh thông qua chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận. Báo cáo mang tính thời kỳ, tổng phát sinh tính từ đầu đến cuối kỳ báo cáo.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Phản ánh luồng tiền thu chi của mọi hoạt động kinh doanh, đầu tư, tài chính. Báo cáo này cũng mang tính thời kỳ.
• Thuyết minh báo cáo tài chính: Trình bày chi tiết các khoản mục của ba báo cáo trên, một số khoản mục bắt buộc phải thuyết minh, một số khác được bổ sung nếu cần thiết.

Việc lập và nộp báo cáo tài chính đối với doanh nghiệp ngoài nhà nước tối đa 90 ngày kể từ thời điểm kết thúc năm kế toán. Đối với doanh nghiệp nhà nước thì thời hạn nộp tính theo quý và theo năm riêng..

Xem thêm:

Hướng dẫn cách đọc báo cáo tài chính nhanh nhất

Hướng dẫn lập báo cáo tài chính chi tiết

Bộ phận kế toán của doanh nghiệp sẽ trực tiếp tổng hợp, hạch toán và hoàn thành báo cáo tài chính. Những công ty nhỏ chỉ cần một hoặc hai kế toán viên làm tất cả mọi việc, đồng thời là người lên tất cả báo cáo tài chính. Ở công ty lớn họ thành lập một bộ phận kế toán gồm nhiều thành viên, mỗi người đảm nhiệm các công việc khác nhau, tổng hợp lập báo cáo tài chính.

Các nghiệp vụ phát sinh ở thời điểm khác nhau, kế toán viên phải liên tục ghi nhận để tránh sai sót. Hướng dẫn lập báo cáo tài chính thông qua bảy bước dưới đây là quá trình để hoàn thiện một bộ báo cáo tài chính chi tiết.

Sắp xếp các chứng từ 

Trong kỳ phát sinh những nghiệp vụ nào, thời gian xảy ra, sự thay đổi ghi nhận theo đúng trình tự. Kế toán viên là người nắm rõ từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Các chứng từ như: Hóa đơn đầu vào, đầu ra, sổ phụ ngân hàng, sổ quỹ, bảng lương, phiếu nhập/ xuất kho,… được tập hợp và lưu trữ ở nơi quy định. Khi cần là lấy ra để kiểm tra, soát xét lại.

• Nếu có thiếu sót bất kỳ chứng từ kế toán nào, việc kiểm tra thiếu cẩn thận, sai sót sẽ dẫn đến dữ liệu trên báo cáo sai.
• Kế toán viên nên sắp xếp theo thứ tự thời gian, chứng từ gốc kẹp chung với chứng từ hạch toán hoặc đặt theo danh mục bảng kê thuế.

Hiện nay người ta ưu tiên sử dụng phần mềm hạch toán kế toán để quản lý hiệu quả hơn, việc kết xuất thông tin trở nên dễ dàng, nhanh chóng. Tuy nhiên, không nên lơ là dẫn đến sai sót, một con số trong báo cáo sai có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh chi tiết

Sau khi đã thu thập và sắp xếp chứng từ kế toán, kế toán viên cần ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ đó vào sổ sách kế toán. 

Việc ghi nhận được thực hiện theo quy chuẩn kế toán cụ thể, khoản nào ghi “có”, khoản nào ghi “nợ”. Loại tài khoản sử dụng tương ứng, thời điểm phát sinh bút toán ghi nhận theo trình tự thời gian, cái nào xảy ra trước ghi trước, xảy ra sau ghi sau.

Dựa trên các chứng từ kế toán, kế toán viên kiểm tra và hoàn thiện chứng từ để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp.

Phân loại các nghiệp vụ

Trong kế toán, mỗi nghiệp vụ phát sinh được hạch toán với mỗi loại tài khoản khác nhau. Nếu nghiệp vụ liên quan đến tài sản và nợ phải trả sẽ trình bày thành ngắn hạn và dài hạn. Nếu là các nghiệp vụ liên quan đến chi phí trả trước, chi phí khấu hao,… sẽ được trình bày ở loại tài sản chi phí.

Doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến: Thanh toán, công nợ, kho hàng, tài sản cố định, doanh thu, thuế, phí, ngân hàng,… Kế toán viên phải phân loại các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ thuộc loại nào, từ đó sử dụng tài khoản hạch toán phù hợp.

Rà soát, tổng hợp nghiệp vụ theo từng nhóm tài khoản

Tiếp theo kế toán thực hiện rà soát thông tin theo các nhóm sau:

• Nhóm hàng tồn kho: Cần kiểm tra xem hàng tồn kho đang âm hay dương. Nguyên nhân nào gây ra và cách điều chỉnh lại cho hợp lý. Loại tài sản này sẽ áp dụng tính giá theo phương pháp tính hàng tồn kho đã đăng ký chứ không tự ý thay đổi.
• Nhóm công nợ phải thu và phải trả: Kế toán viên đối chiếu lại với khách hàng về bảng công nợ cuối năm, rà soát và kiểm tra các phát sinh, tính toán rủi ro công nợ có thể gặp phải.
• Nhóm đầu tư: Kế toán kiểm tra hồ sơ đầu tư, phân tích bản chất, đưa ra phương hướng hạch toán rồi cân đối chứng từ để ghi nhận. Đảm bảo phản ánh đúng hiệu quả đầu tư thông qua biên bản họp, tài liệu, báo cáo bên nhà đầu tư cung cấp.
• Nhóm chi phí: Kiểm tra các khoản chi phí trả trước đã được kê khai chính xác hay chưa.
• Nhóm tài sản cố định: Kiểm tra, tính nguyên giá, thời gian sử dụng, phân bổ khấu hao và nguyên tắc ghi nhận theo quy định. 
• Nhóm doanh thu: Kiểm tra doanh thu từng sản phẩm có phản ánh đúng giá thị trường chưa, biến động giá và nguyên nhân gây ra sự biến động. 
• Nhóm giá vốn: Kiểm tra và đảm bảo giá vốn từng mã hàng hóa phản ánh chính xác ở mức lãi gộp.
• Chi phí quản lý: Đảm bảo sự hợp lý của hồ sơ, tỷ lệ chi phí trên doanh thu, các tài khoản ghi nhận chi phí phát sinh phù hợp với nguyên tắc kế toán.

Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào, kế toán phải tìm hiểu nguyên nhân và tiến hành điều chỉnh lại để đảm bảo tính chính xác khi kê khai lên báo cáo tài chính. 

• Kiểm tra, đối chiếu số dư trên từng tài khoản, giữa các tài khoản với nhau và giữa tài khoản với chứng từ phát sinh. 
• Kiểm tra dữ liệu giữa sổ chi tiết và sổ cái, sự phù hợp của chứng từ kế toán với hạch toán các nghiệp vụ,…

Thực hiện bút toán tổng hợp và kết chuyển dòng tiền

Sau khi đã rà soát xong, kế toán thực hiện kết chuyển bút toán doanh thu, chi phí, kết chuyển lãi lỗ vào từng loại tài khoản quy định. Lưu ý các tài khoản đầu số 5 (doanh thu) và 7 (thu nhập khác) không được có số dư cuối kỳ.

Lập báo cáo 

Việc rà soát và tổng hợp tất cả các số liệu hoàn tất, kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính trên phần mềm nội bộ. Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn sử dụng loại phần mềm phù hợp, nhưng mục kê khai báo cáo khá tương tự nhau:

• Lựa chọn niên độ tài chính và nhập tờ khai: Điền thông tin vào bảng cân đối kế toán, kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. 
• Sau khi hoàn tất, lựa chọn xuất kết dữ liệu để lưu file vào máy tính.

Xây dựng thuyết minh báo cáo tài chính

Bản thuyết minh báo cáo tài chính phải trình bày nội dung về cơ sở, lập và trình bày báo cáo, các chính sách kế toán được áp dụng. Doanh nghiệp được chủ động sắp xếp số thứ tự trong bản thuyết minh. Đảm bảo phù hợp và nhất quán với nguyên tắc trình bày của ba báo cáo trên.

Đối với những báo cáo được kiểm toán nội bộ hay độc lập sẽ có phần ý kiến của kiểm toán viên. Họ đưa ra nhận xét theo bốn mức độ giảm dần về sự uy tín và xác thực của toàn bộ báo cáo tài chính.

Các vấn đề khi lập báo cáo tài chính

Trong quá trình lập báo cáo tài chính, có những vấn đề cần lưu ý để không bị sai sót, nhầm lẫn:

Lưu ý về niên độ tổng hợp báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính năm và báo cáo tài chính niên độ có sự khác nhau trong quy chuẩn trình bày, đặc biệt là về mẫu báo cáo sử dụng để kê khai và hạch toán nghiệp vụ. Đối với khoản chi phí, nếu được thanh toán vào đầu năm nay cần được ghi nhận chi phí của năm kế toán liền trước.

Quy định trả thuế thu nhập cá nhân theo nguyên tắc: Phát sinh năm nào, ghi nhận vào thu nhập tính thuế năm đó, dù cho việc thanh toán được thực hiện vào năm sau. Thuế giá trị gia tăng đầu vào sẽ được tính toán và phân bổ theo từng thời kỳ kê khai thuế đúng bằng tỷ lệ doanh thu của tháng/ quý đó.

Khác nhau giữa báo cáo doanh nghiệp và báo cáo ngân hàng

Ngân hàng nói riêng, tất cả các công ty tài chính chứng khoán nói chung, có một số sự khác biệt trong khi lập báo cáo so với những doanh nghiệp khác.

• Báo cáo doanh nghiệp không có khoản mục công cụ tài chính phái sinh ở bảng cân đối kế toán, trong khi báo cáo ngân hàng có mục này.
• Nếu mục nợ phải trả là nguồn vốn bổ sung cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, thì việc trả nợ sẽ lấy từ kết quả kinh doanh. Trong khi đó bên phía ngân hàng mục này lại là nghĩa vụ của ngân hàng phát sinh từ các giao dịch hằng ngày, ngân hàng cần sử dụng nguồn lực tự có của mình để trả.

Nếu kế toán viên không hiểu rõ vấn đề này, việc hạch toán và ghi nhận vào sổ kế toán sẽ bị nhầm lẫn. Từ đó, dẫn đến sai sót nghiêm trọng ảnh hưởng lớn đến các quyết định kinh tế sau này.

Thông qua bài viết trên, Finhay đã trình bày nội dung hướng dẫn lập báo cáo tài chính chi tiết với bảy bước cơ bản. Qua đó, giúp người đọc hiểu rõ hơn về báo cáo tài chính, người học có được kiến thức để lập được báo cáo hợp lệ.