Hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng nhanh nhất

Kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng là hình thức bắt buộc đối với các đơn vị sử dụng lao động. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn chưa biết cách kê khai online, dẫn tới việc thực hiện các nghiệp vụ khó khăn hơn. Bài viết dưới đây Finhay sẽ hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng dành cho các doanh nghiệp chi tiết và đơn giản nhất.

Kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng là gì?

Khai bảo hiểm xã hội qua mạng là việc các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kê khai và nộp hồ sơ BHXH qua Internet. Việc khai bảo hiểm xã hội qua hệ thống mạng được triển khai từ năm 2015. Các hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử sẽ được cơ quan bảo hiểm chấp nhận như hồ sơ giấy của người tham gia nộp tại cơ quan bảo hiểm. 

So với hình thức kê khai bảo hiểm xã hội truyền thống thì việc khai BHXH qua mạng sẽ mang tới nhiều lợi ích hơn cho các đơn vị sử dụng lao động, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao vấn đề bảo mật hồ sơ người lao động. 

Hướng dẫn hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng lần đầu

Theo quy định tại điều 99 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trong vòng 30 ngày kể từ thời điểm giao kết hợp đồng lao động, đơn vị sử dụng lao động sẽ phải nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm.

Sau khi được cấp mã đơn vị, doanh nghiệp có thể kê khai BHXH trực tuyến trên cổng dịch vụ công BHXH theo các bước sau:

Bước 1: Kê khai danh sách

Tại góc bên trái màn hình bạn bấm chọn “Danh sách thủ tục”. Nhấp chọn vào biểu tượng ở cột kê khai ở bên phải giao diện để chuyển sang màn hình “Chọn kỳ kê khai”.

Bước 2: Đăng ký thời gian kê khai

Bạn thay đổi kỳ kê khai và số lần kê khai trước khi xác nhận trên hệ thống, nhỏ hơn hoặc bằng lần kê khai gần nhất. 

Bấm “Xác nhận” để chuyển sang bước tiếp theo hoặc “Đóng” để bỏ các thao tác bạn vừa điều chỉnh.

Bước 3: Chọn danh sách lao động

Trên màn hình kê khai, bạn bấm “Chọn lao động” để hiển thị danh sách lao động. Người dùng nhập các thông tin đầy đủ vào ô Mã nhân viên; Họ và tên; Phòng ban,… Bấm vào ô vuông phía trước tên người lao động để tùy chọn danh sách theo ý muốn.

• Trường hợp 1: Ở thủ tục kê khai BHXH 600, tại mục “Phân loại” bạn có thể bấm chọn loại hình lao động như: Tăng lao động; Giảm lao động; Tăng tiền lương; Giảm tiền lương, Khác.
• Trường Hợp 2: Ở thủ tục kê khai BHXH 600a, tại mục “Phân loại” bạn chỉ có thể bấm chọn các loại hình lao động như: Giảm lao động hoặc Giảm tiền lương.
• Trường Hợp 3: Ở thủ tục kê khai BHXH 600b, tại mục “Phân loại” bạn chỉ có thể bấm chọn loại hình lao động như: Tăng tiền lương hoặc Giảm tiền lương.

Để hoàn thành bước chọn lao động và phân loại, bạn tiếp tục chọn “Áp dụng” để quay về màn hình lập hồ sơ.

Tiếp theo, bạn bấm chọn “Xác nhận” để xóa người lao động khỏi danh sách đang kê khai hoặc nếu bạn muốn hủy bỏ lệnh thì bấm chọn “Đóng” để thoát về màn hình kê khai.

Bước 4: Thiết lập hồ sơ

Bạn nhập các thông tin vào ô bắt buộc trên màn hình lập hồ sơ. Để lưu hồ sơ, nhấp vào nút  “Lưu” trên màn hình kê khai.

Sau đó bạn nhấp chọn ô “Kê khai” để lưu và kiểm tra dữ liệu, lịch sử, trạng thái danh sách lao động. Sau khi đã lưu dữ liệu, người dùng có thể chuyển đến hồ sơ BHXH Việt Nam. Hệ thống cũng sẽ báo cho người dùng biết nếu thiếu danh sách hoặc sai dữ liệu.

Bước 5: Nộp hồ sơ

Hệ thống BHXH Việt Nam chỉ tiếp nhận các hồ sơ đã hoàn thành đầy đủ các thông tin ở trạng thái “Lưu”.

Bạn cần nhập đủ và đúng yêu cầu của hệ thống kê khai, sau đó bấm chọn “Kê khai”. Tiếp theo chọn “ Xác nhận hồ sơ” để giữ nguyên các dữ liệu từ đợt kê khai trước đó rồi chuyển sang “Ký sổ”.

Ở bước “Ký sổ”, người dùng chọn chữ ký thích hợp rồi bấm chọn “OK” để di chuyển sang bước nhập mật khẩu xác nhận. Để hủy bỏ thao tác chữ ký đã chọn, bạn bấm “Cancel”.

Bên góc trái của thanh menu, bạn vào ô “Lịch sử kê khai” để xem trạng thái lịch sử, xem hoặc chỉnh sửa. Tại cột trạng thái ghi chú “Đã lưu”, người dùng có thể tiến hành “Nộp” ở ô kế bên. Sau khi hoàn thành bước “Nộp” thì có thể thực hiện bước “Ký sổ” như trên.

Để chắc chắn đã “ Nộp” hồ sơ hay chưa, bạn kiểm tra lại thanh trạng thái để hệ thống Bảo hiểm Xã hội tiếp nhận hồ sơ của bạn.

Bước 6: Xuất mẫu về dạng PDF

Bạn thực hiện các bước sau đây để xuất mẫu sang dạng PDF để tải về thiết bị. 

Xuất mẫu: Trên màn hình lập hồ sơ, bạn nhấp vào “Xuất mẫu” sau đó chọn “Xem” ở khung Danh sách tờ khai.

Tải file PDF về máy: Trên màn hình xem mẫu, bạn chọn “Tải xuống” để lưu file hồ sơ dạng PDF về thiết bị.

Hoàn thành 6 bước trên đây là doanh nghiệp đã thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng đúng theo yêu cầu. 

Lưu ý: khi có thông báo của cơ quan BHXH, doanh nghiệp cần sửa đổi tờ khai trong thời hạn quy định.

Các lưu ý khi kê khai BHXH

Để việc kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng lần đầu tiên được diễn ra một cách thuận lợi và nhanh chóng, người dùng cần phải đảm bảo những yếu tố sau:

• Đường truyền mạng Internet ổn định: Đường truyền Internet ổn định sẽ giúp doanh nghiệp thao tác kê khai nhanh và dễ dàng hơn. Việc nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH cũng trở nên suôn sẻ hơn so với tình trạng mạng tắc nghẽn, đường truyền yếu.
• Chữ ký điện tử: Chữ ký điện tử hay còn được gọi là chữ ký số. Đây là một phần quan trọng, không thể thiếu trong việc nộp tờ khai BHXH điện tử. Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số trước khi thực hiện các nghiệp vụ trực tuyến.
• Phần mềm kê khai: Đây là một công cụ không thể thiếu trong quá trình giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội. Các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nên lựa chọn phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử dễ sử dụng, đơn giản, trực quan để dễ dàng thao tác. 

Trên đây là hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng lần đầu đối với các đơn vị sử dụng lao động. Kê khai BHXH trên cổng dịch vụ công là nghiệp vụ bắt buộc với các doanh nghiệp. Hy vọng với hướng dẫn trên đây, đơn vị đã biết cách thực hiện kê khai, tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh phải sửa tờ khai nhiều lần.