Hướng dẫn cách lập bảng cân đối kế toán chi tiết nhất

Lập bảng cân đối kế toán là một cách hiệu quả để doanh nghiệp tổng hợp và đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của mình. Đồng thời, đây cũng là báo cáo công khai, minh bạch kết quả hoạt động với nhà đầu tư và cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Vậy cách làm bảng cân đối kế toán thế nào? Khi thực hiện cần lưu ý gì?

Cần chuẩn bị gì trước khi lập bảng cân đối kế toán?

Muốn lập bảng cân đối kế toán chính xác nhất, người thực hiện cần chuẩn bị các số liệu được ghi chép tỉ mỉ, rõ ràng. Những số liệu này chủ yếu đến từ sổ sách kế toán của doanh nghiệp.

Cơ sở lập bảng cân đối kế toán

Cách lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán từ sổ sách ghi chép kế toán như sau:

• Lấy số liệu ghi chép trong sổ, thẻ kế toán chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết.
• Số liệu ở cột “Số đầu năm” lấy từ cột “Số cuối kỳ” của bảng cân đối kế toán năm trước.
• Số liệu ở cột “Số cuối kỳ” lấy từ “Số dư cuối kỳ” của các tài khoản liên quan trên bảng cân đối phát sinh.
• Số liệu trên các tài khoản đầu 1 và 2 sử dụng để ghi các chỉ tiêu trong mục Tài sản.
• Số liệu trên các tài khoản đầu 3 và 4 sử dụng để ghi các chỉ tiêu trong mục Nguồn vốn.

Quy trình lập bảng cân đối kế toán

Quy trình lập bảng cân đối kế toán gồm 6 bước như sau:

• Bước 1: Kiểm tra và xác thực các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
• Bước 2: Tạm khóa sổ kế toán, thực hiện đối chiếu số liệu của các sổ kế toán có liên quan.
• Bước 3: Thực hiện các bút toán kết chuyển và chính thức khóa sổ kế toán.
• Bước 4: Thực hiện làm Bảng cân đối số phát sinh tài khoản.
• Bước 5: Tiến hành lập Bảng cân đối kế toán theo mẫu B01.
• Bước 6: Kiểm tra và ký duyệt.

Nguyên tắc lập bảng cân đối kế toán

Nhằm đảm bảo tính tính thống nhất, khi lập bảng cân đối kế toán cần áp dụng những nguyên tắc nhất định. Những nguyên tắc này quy định việc xếp loại các loại tài sản và nợ phải trả trong bảng cân đối kế toán. Doanh nghiệp có đặc điểm kinh doanh khác nhau sẽ áp dụng nguyên tắc khác nhau.

Doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thường kéo dài 12 tháng

Tài sản và Nợ phải trả của doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thường trong vòng 12 tháng được quy định theo nguyên tắc như sau:

• Tài sản ngắn hạn và Nợ phải trả ngắn hạn là Tài sản và Nợ phải trả được thu hồi hoặc thanh toán trong thời gian không quá 12 tháng kể từ ngày lập báo cáo.
• Tài sản dài hạn và Nợ phải trả dài hạn là Tài sản và Nợ phải trả được thu hồi hoặc thanh toán trong khoảng thời gian từ 12 tháng trở lên tính từ ngày lập báo cáo.

Doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh bình thường kéo dài hơn 12 tháng

Tài sản và Nợ phải trả của doanh nghiệp có chu kỳ dinh doanh bình thường dài hơn 12 tháng được quy định theo nguyên tắc như sau:

• Tài sản ngắn hạn và Nợ phải trả ngắn hạn là Tài sản và Nợ phải trả có thời gian thu hồi hoặc thanh toán trong 1 chu kỳ kinh doanh bình thường.
• Tài sản dài hạn và Nợ phải trả dài hạn là Tài sản và Nợ phải trả có thời gian thu hồi hoặc thanh toán dài hơn 1 chu kỳ dinh doanh bình thường.

Khi áp dụng nguyên tắc lập bảng cân đối kế toán này, doanh nghiệp phải lập bản thuyết minh nêu rõ đặc điểm xác định chu kỳ kinh doanh bình thường, thời gian bình quân của 1 chu kỳ kinh doanh bình thường. Đồng thời, doanh nghiệp cần đưa ra các bằng chứng về chu kỳ sản xuất, đặc điểm kinh doanh của ngành, lĩnh vực đang hoạt động.

Doanh nghiệp hoạt động không dựa vào chu kỳ kinh doanh

Tài sản và Nợ phải trả của những doanh nghiệp có tính chất hoạt động không dựa vào chu kỳ kinh doanh được trình bày theo tính thanh khoản giảm dần, không phân biệt ngắn hạn và dài hạn.

Hướng dẫn làm bảng cân đối kế toán

Lập bảng cân đối kế toán là việc sắp xếp các mục Tài sản và Nguồn vốn của doanh nghiệp tạo thành một báo cáo hoàn chỉnh, đảm bảo Tổng Tài sản luôn bằng Tổng Nguồn vốn. Tài sản và Nguồn vốn trong bảng cân đối kế toán được tổng hợp như dưới đây.

Tài sản ngắn hạn (100)

Tài sản ngắn hạn là các khoản tài sản có thời gian sử dụng, chuyển đổi, thanh toán trong vòng không quá 12 tháng hoặc trong 1 chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp. 

Tài sản ngắn hạn có thể gồm Tiền, Các khoản tương đương tiền, Đầu tư tài chính ngắn hạn, Hàng tồn kho, Phải thu ngắn hạn… Cụ thể như sau:

Tiền và các khoản tương đương tiền (110): Đây là toàn bộ tiền và các khoản tương đương tiền hiện có của doanh nghiệp. Trong đó:

• Tiền: Là chỉ tiêu phản ánh toàn bộ số tiền hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán. Các khoản này bao gồm Tiền mặt tại quỹ (111), Tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn (112) và Tiền đang chuyển (113).
• Các khoản tương đương tiền: Là những khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, thời hạn thu hồi không quá 3 tháng kể từ ngày đầu tư, dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt và không có rủi ro khi chuyển đổi thành tiền tại thời điểm lập báo cáo. Các khoản này có thể là Kỳ phiếu ngân hàng, Tín phiếu kho bạc, Tiền gửi ngân hàng có kỳ hạn không quá 3 tháng… 
• Các khoản tương đương tiền quá hạn chưa thu hồi được từ kỳ trước, một số khoản có thời hạn thu hồi còn lại dưới 3 tháng (kỳ hạn gốc trên 3 tháng) có thể chuyển đổi thành tiền dễ dàng cũng có thể được phân loại vào mục Các khoản tương đương tiền của kỳ này.

Đầu tư tài chính ngắn hạn (120): Đây là chỉ tiêu phản ánh các khoản đầu tư ngắn hạn sau khi trừ dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, không tính các khoản đầu tư ngắn hạn trong mục “Các khoản tương đương tiền” và “Phải thu về cho vay ngắn hạn”. Bao gồm các khoản nhỏ như chứng khoán kinh doanh (121), dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh (122), đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (123).

Các khoản phải thu ngắn hạn (130): Đây là chi tiêu tổng hợp tất cả các khoản phải thu có kỳ hạn thu hồi không quá 12 tháng hoặc trong 1 chu kỳ kể từ ngày lập báo cáo. Bao gồm phải thu ngắn hạn của khách hàng (131), trả trước cho người bán ngắn hạn (132), phải thu về cho vay ngắn hạn (135), phải thu ngắn hạn khác (136), dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi (137) và tài sản thiếu chờ xử lý (139).

Hàng tồn kho (140): Đây là toàn bộ giá trị hàng tồn kho hiện có của doanh nghiệp, dự trữ để phục vụ sản xuất kinh doanh tính đến thời điểm lập báo cáo, bao gồm hàng tồn kho (141) và dự phòng giảm giá hàng tồn kho (149).

Tài sản ngắn hạn khác (150): Là chỉ tiêu phản ánh các khoản tài sản ngắn hạn khác có thời hạn thu hồi không quá 12 tháng hoặc trong 1 chu kỳ kinh doanh kể từ ngày lập báo cáo. Bao gồm một số mục như sau:

• Chi phí trả trước ngắn hạn (151): Là chi phí phải trả trước để được cung cấp hàng hóa, dịch vụ trong ngắn hạn. Số liệu lấy từ số dư nợ tài khoản 242 – Chi phí trả trước.
• Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (152): Là khoản thuế được khấu trừ và số thuế được hoàn lại đến cuối kỳ báo cáo. Số liệu lấy từ số dư nợ tài khoản 133.
• Thuế và các khoản khác phải thu nhà nước (153): Số liệu lấy từ số dư nợ tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
• Giao dịch mua bán lại trái phiếu Chính phủ (154): Số liệu lấy từ dư nợ  tài khoản 171 – Giao dịch mua bán lại trái phiếu Chính phủ.

Tài sản dài hạn (200)

Là các tài sản không thuộc tài sản ngắn hạn, có thời hạn sử dụng, thu hồi trên 13 tháng hoặc dài hơn 1 chu kỳ kinh doanh. Tài sản dài hạn bao gồm các khoản như sau:

• Các khoản phải thu dài hạn (210): Là toàn bộ các khoản phải thu có kỳ hạn thu hồi trên 12 tháng hoặc hơn 1 chu kỳ kinh doanh tính từ thời điểm lập báo cáo. Bao gồm phải thu dài hạn của khách hàng (211), trả trước cho người bán dài hạn (212), vốn kinh doanh của đơn vị trực thuộc (213), phải thu nội bộ dài hạn (214), dự phòng phải thu dài hạn khó đòi (219), phải thu về cho vay dài hạn (215), phải thu dài hạn khác (216).
• Tài sản cố định (220): Là tổng giá trị còn lại của tất cả tài sản cố định tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán. Bao gồm tài sản cố định hữu hình (221), tài sản cố định thuê tài chính (224), tài sản cố định vô hình (227), bất động sản đầu tư (230), tài sản dở dang dài hạn (240), đầu tư tài chính dài hạn (250) và tài sản dài hạn khác (260).
• Tổng tài sản (270): Là tổng giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp, bao gồm tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn.

Nợ phải trả (300)

Là toàn bộ giá trị nợ phải trả của doanh nghiệp tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán, bao gồm:

• Nợ ngắn hạn (310): Là tổng các khoản nợ phải trả có thời hạn còn lại không quá 12 tháng hoặc trong 1 chu kỳ kinh doanh. Bao gồm phải trả người bán ngắn hạn (311), người mua trả tiền trước ngắn hạn (312), thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (313), phải trả người lao động (314), chi phí phải trả ngắn hạn (315), phải trả nội bộ ngắn hạn (316), doanh thu chưa thực hiện ngắn hạn (318), phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng (317), phải trả ngắn hạn khác (319), vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn (320), dự phòng phải trả ngắn hạn (321), quỹ khen thưởng, phúc lợi (322), quỹ bình ổn giá (323) và giao dịch mua bán lại trái phiếu Chính phủ (324).
• Nợ dài hạn (330): Là toàn bộ các khoản nợ còn lại của doanh nghiệp có thời hạn thanh toán trên 12 tháng hoặc trên 1 chu kỳ kinh doanh tính từ thời điểm lập báo cáo. Bao gồm phải trả người bán dài hạn (331), người mua trả tiền trước dài hạn (332), chi phí phải trả dài hạn (Mã số 333), phải trả nội bộ về vốn kinh doanh (334), phải trả nội bộ dài hạn (335) doanh thu chưa thực hiện dài hạn ( 336), phải trả dài hạn khác (337), vay và nợ thuê tài chính dài hạn (338), dự phòng phải trả dài hạn (342), trái phiếu chuyển đổi (339), cổ phiếu ưu đãi (340), thuế thu nhập hoãn lại phải trả (341), quỹ phát triển khoa học và công nghệ (343).

Vốn chủ sở hữu (400)

Vốn chủ sở hữu là vốn do chủ doanh nghiệp và thành viên trong doanh nghiệp đóng góp hoặc vốn góp của các cổ đông đưa vào phục vụ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn chủ sở hữu doanh nghiệp gồm:

• Vốn chủ sở hữu (410): Vốn do chủ sở hữu, các thành viên công ty đóng góp cho doanh nghiệp như vốn đầu tư của chủ sở hữu, lợi nhuận sau thuế chưa phân phối, quỹ trích từ lợi nhuận sau thuế…
• Vốn góp của chủ sở hữu (411): Là vốn góp của các cổ đông trong công ty cổ phần. Bao gồm cổ phiếu phổ thông có quyền biểu quyết, cổ phiếu ưu đãi…
• Thặng dư vốn cổ phần (412): Là giá trị thặng dư vốn cổ phần tại thời điểm lập báo cáo.
• Quyền chọn chuyển đổi trái phiếu (413): Là giá trị trái phiếu chuyển đổi do doanh nghiệp phát hành.
• Vốn khác của chủ sở hữu (414): Là các nguồn vốn khác của chủ sở hữu góp vào doanh nghiệp tính tới thời điểm lập báo cáo.
• Cổ phiếu quỹ (415): Giá trị cổ phiếu quỹ hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo.
• Chênh lệch đánh giá lại tài sản (416): Giá trị phần chênh lệch đánh giá lại tài sản tại thời điểm lập báo cáo.
• Chênh lệch tỷ giá hối đoái (417): Giá trị chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trước hoạt động trong doanh nghiệp 100% vốn nhà nước nhằm thực hiện các nhiệm vụ an ninh quốc phòng, ổn định kinh tế chưa xử lý tại thời điểm lập báo cáo.
• Quỹ đầu tư phát triển (418): Giá trị quỹ đầu tư phát triển chưa sử dụng tại thời điểm lập báo cáo.
• Quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp (419): Giá trị quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp chưa sử dụng tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán.
• Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu (420): Phần giá trị lợi nhuận sau thuế được trích lập làm vốn chủ sở hữu tại thời điểm lập báo cáo.
• Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (421): Giá trị phần lợi nhuận sau thuế chưa phân phối tại thời điểm lập báo cáo. Bao gồm lợi nhuận sau thuế chưa phân phối lũy kế cuối kỳ trước và lợi nhuận sau thuế chưa phân phối kỳ này.
• Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản (422): Tổng vốn đầu tư xây dựng cơ bản tại thời điểm lập báo cáo.

Nguồn kinh phí và quỹ khác (430)

Đây là tổng hợp các nguồn kinh phí chi cho hoạt động sự nghiệp, các dự án, hình thành TSCĐ của doanh nghiệp, bao gồm:

• Nguồn kinh phí (431): Là kinh phí sự nghiệp, dự án được cấp nhưng chưa được sử dụng hay chưa sử dụng hết tại thời điểm lập báo cáo.
• Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (432): Là nguồn kinh phí đã được sử dụng để hình thành nên tài sản cố định của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo.
• Tổng cộng nguồn vốn (440): Là chỉ số phản ánh tất cả nguồn vốn hình thành tài sản của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo, bao gồm vốn chủ sở hữu và các nguồn kinh phí và quỹ khác.

Những sai sót thường gặp khi lập bảng cân đối kế toán

Để lập bảng cân đối kế toán chính xác nhất, ngoài việc phân thủ nguyên tắc, chọn nguồn lấy số liệu, các tài khoản, cách lên bảng cân đối kế toán, người lập cần phải tránh một số sai sót như dưới đây.

Sai hình thức bảng cân đối kế toán

Đây là những lỗi sai về hình thức trình bày bảng cân đối kế toán, bao gồm:

• Sai đơn vị tính: Đơn vị tính duy nhất là đồng Việt Nam (VNĐ).
• Thiếu chữ ký: Trước khi nộp, bảng cân đối kế toán cần có đủ chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng và Người lập.
• Sai thời gian: Nếu không có điều chỉnh gì khác thường, thời gian lập bảng cân đối kế toán là ngày kết thúc năm tài chính.

Sai nội dung bảng cân đối kế toán

Đây là những lỗi sai về sắp xếp thứ tự chỉ tiêu, sai số liệu các chỉ tiêu, sai cách tính tỷ trọng trong bảng cân đối kế toán, bao gồm:

• Sai sót ở chỉ tiêu “Tiền và các khoản tương đương tiền”: Một số doanh nghiệp đưa khoản đầu tư có thời hạn thu hồi hoặc thời hạn thu hồi còn lại trên 3 tháng vào chỉ tiêu này là sai quy định.
• Ghi nhận không đúng lãi, lỗ khi bán chứng khoán: Doanh nghiệp không nắm rõ các khoản đầu tư chứng khoán hiện có dẫn đến ghi nhận sai, thừa, thiếu các khoản lãi, lỗ này.
• Ghi sai chỉ tiêu trích lập dự phòng các khoản hàng tồn kho, nợ phải thu khó đòi, dự phòng tổn thất khoản đầu tư tài chính, cụ thể như sau:
  • Sai sót ở chỉ tiêu “Trích lập dự phòng phải thu khó đòi”: Doanh nghiệp không trích lập hoặc trích lập thiếu chỉ tiêu này do không dự kiến được tổn thất của phía khách hàng.
  • Sai sót ở chỉ tiêu “Hàng tồn kho”: Doanh nghiệp không thống nhất cách tính giá hàng tồn kho giữa các đơn vị, các chu kỳ kinh doanh khác nhau dẫn đến sai lệch trong chỉ tiêu này
  • Sai sót với các chỉ tiêu nợ phải thu: Doanh nghiệp không trích lập dự phòng với các khoản nợ phải thu đã đến hạn vì không xem xét tình trạng khách hàng (phá sản, đang làm thủ tục giải thể…)

• Ghi nhận sai tỷ giá ngoại tệ:  Doanh nghiệp vẫn ghi nhận tỷ giá ngoại tệ được theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 10. Tuy nhiên, hiện nay không được áp dụng nữa mà áp dụng theo thông tư 201/2009/TT-BTC.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn cơ sở số liệu, nguyên tắc và cách lập bảng cân đối kế toán theo thông tư 200. Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc đã biết cách lập bảng cân đối kế toán, các nguyên tắc cần tuân thủ và tránh được một số sai sót thường gặp. Đây là thông tin quan trọng, thể hiện uy tín của doanh nghiệp trước các nhà đầu tư. Vì thế, việc lập bảng cân đối cần đảm bảo chính xác tuyệt đối.